Мабудь, ви подумили: «Яким би складним не був фінансовий стан компанії, економія на туалетному папері - це параноя!»

Згідна з вашою реакцією за однієї умови: Ви зможете назвати точну (або відносно точну) цифру витрат вашої компанії на туалетний папір, рушники, миючі засоби, канцтовари і інші витратні матеріали. (Назвіть хоч би цифру по компанії в цілому!)

Якщо ви пустилися в міркування, то, значить, цих даних у вас немає. А якщо, все-таки, ви зможете їх отримати, то, без сумніву, схопитеся за голову. Сума з декількома «нулями» вас здивує.

Звичайно, частка даних витрат в загальних витратах компанії істотно розрізнятиметься для різних сегментів бізнесу. Одна справа сегмент HoReCa (готелі, кафе, ресторани), де за добу проходять сотні гостей, і існують підвищені вимоги до чистоти. Інша справа - виробниче підприємство. Але, в будь-якій компанії величина витрат на витратні матеріали буде такою, що ви переглянете своє поблажливе відношення до даних витрат.

Загалом, більшість керівників приділяє багато уваги управлінню якістю послуг (або більш ємким і точним, управлінню цінністю послуг).  І це зовсім не випадково.

По-перше, послуги відіграють дуже велику роль в бізнесі.

По-друге, навіть якщо розглядати діяльність компанії з формальної точки зору,  то управління якістю послуг - це окремий випадок одного з інструментів боротьби з витратами.

Так, надання додаткової послуги вимагає, в більшості випадків, додаткових витрат.  Але цей приріст витрат з лишком перекривається приростом доходів.

Ось, власне, і розглянемо способи, що дозволяють понизити витрати на «господарські товари», «хімію»…

 1.Нормування.

Що таке нормування,  детально пояснювати не потрібно. Нормування - це встановлення норм споживання якого-небудь ресурсу на деяку одиницю, що характеризує діяльність компанії.

Звучить, звичайно, дещо зухвало.

«Це що ж, - скажете ви - нам тепер потрібно визначати, скільки погонних метрів туалетного паперу в місяць потрібно на одного співробітника?»  Може і зухвало.  Але тільки ці норми встановити доведеться: скільки мілілітрів миючого засобу потрібно для миття 100 тарілок, скільки мілілітрів «Доместосу» треба на одноразове миття  даної площі, і т.д.

Так, для цього знадобиться час. Але не настільки багато, щоб відмовлятися від нормування. Два-три дні - і всі самі ходові види витратних матеріалів  ви зможете віднормувати.

По-перше, для планування потреб в грошах на їх придбання і витрат у зв'язку з їх споживанням.

По-друге, щоб контролювати споживання ресурсів і запобігати зловживанням з боку співробітників.

Якщо, наприклад, відповідно до встановлених норм для миття приміщень в місяць повинно йти 1,5 флакона «Доместосу», то персонал вже не зможе отримати на складі 3 флакони і не понесе «заощаджене» додому.

Звичайно, допитливий розум  людини зробить спробу обійти норми. Може замість покладених 20 грамів на відро води заливати тільки 10 грамів і, таким чином, досягне «економії» на користь свого домашнього господарства. Але, по-перше, потенційні втрати, за наявності норм, все одно будуть менші, ніж при їх відсутності. Порівняйте: за наявності норм максимальний розмір «економії» складе 1,5 флакона, а за відсутності норм «королева чистоти» зможе «наекономити» і 3 флакони, і 5 флаконів протягом місяця.

А по-друге, дотримання норм можна  і потрібно контролювати. Ту ж прибиральницю можна просто «узяти на понт»:

«А нумо, красуня, дай з твого відерка зачерпнути води на пробу. Зараз в лабораторії її перевірять на відповідність вимогам до хімічного складу!»

Зрозуміло, ніякого аналізу миючого розчину і визначення концентрації в нім «Доместосу»  проводити нема потреби. Досить просто буде продемонструвати дівчині, що її робота контролюється.

 2.Правильный вибір ресурсів, що купуються і використовуваних.

Звичайно, при закупівлі ресурсів дуже хочеться придбати їх за мінімальною ціною. Але при цьому не треба забувати, що окрім вартісних характеристик у всякого ресурсу є і споживчі (якісні) характеристики. А тому вибір ресурсів треба здійснювати на основі зіставлення двох вказаних груп характеристик  - вартісних і споживчих. У основі цього зіставлення лежить добре знайоме вам співвідношення «Ціна / Якість».

Наприклад, в санвузлах кафе і ресторанів використовується рідке мило. При цьому, в більшості випадків, люди, які здійснюють його закупівлю, не особливо вдаються до якісних характеристик цього ресурсу - «Мило - воно і є мило!»  Ось і купують його, дивлячись, виключно, на ціну.

Стандартна літрова місткість дозатора, якщо її заповнити «дуже рідким» рідким милом, вистачить на миття рук у 200 чоловік. А якщо залити рідке мило з в'язкістю  в два рази більшою, то вдасться обслужити вже 400 чоловік. Так, «густіше» рідке мило коштуватиме на 25 % дорожче. Але за рахунок куди меншого споживання, собівартість одного «людино-помиття» буде істотно нижча.

Ще приклад - мішки для сміття. Купимо  наддешеві пакети. Але при цьому вони виявляться «тоншими тонкого». І  щоб  в процесі використання вони не рвалися, доведеться відразу використовувати два мішки: один вставляючи в інший. Ну і що толку, що купили ми ці мішки на 30 % дешевше за «нормальні» мішки, якщо в порівнянні з «нормальними» у цих витрата буде в два рази вище.

Треба сказати, що немає браку в даних про результати різних тестів і досліджень за визначенням ефективності різних видів витратних матеріалів. Отже без особливих проблем можна відшукати в INTERNET інформацію про те, наприклад, що собівартість миття однієї тарілки «Дося» складає 1 копійку, а «Бджілка» цю задачу вирішить за 2 копійки. До того ж, виконання даних «лабораторних дослідницьких робіт» не вимагає особливих навиків і спеціального устаткування, так що ви цілком можете провести їх самі.

Ще один варіант оптимізації ресурсів, що купуються і використовуються, - це підвищення ступеня їх уніфікації за рахунок використання універсальних видів ресурсів. Наприклад, використання універсальних миючих засобів, які можуть бути використані для очищення самих різних поверхонь. Який ефект можна отримати від цього? Скорочується номенклатура використовуваних ресурсів, і управляти поповненням запасів витратних матеріалів стає простіше.

3. Використання зв'язаних із споживаними ресурсами технічних засобів.

Що таке «зв'язаний технічний засіб»?

Це будь-який технічний пристрій, який використовується разом із споживаним витратним матеріалом і яке покликане, в першу чергу, «полегшити життя» споживача.

Наприклад, таким зв'язаним технічним засобом є утримувач, в якого встановлюється рулон туалетного паперу.

Але у цих технічних пристроїв, окрім завдання забезпечення зручності користувачів, є ще і одне завдання - оптимізувати витрату ресурсів.

Наприклад, дозатор, встановлений в туалетній кімнаті, настроєний так, щоб «видати» споживачеві (за одне натиснення) 1,5 міллілітра рідкого мила, достатнього для миття  рук. Звичайно, ніщо не заважає користувачеві натиснути і два, і три рази, але в цілому витрата виходить менше, неначебто, наприклад, користувачі лили засіб собі на руки з флакона.

І, до речі, дозатор є досить  показовим прикладом того, як для одного і того ж, по суті, ресурсу, в одному випадку використовується просунутий технічний засіб, а в іншому випадку, легковажно обходяться без нього. Дозатор - абсолютно звичайна річ для  подачі рідкого мила в туалетних кімнатах. А ось на митті посуду, де дозатор слід було б використовувати для подачі миючого засобу, його зустрінеш досить рідко. І що виходить? Стоїть перед посудомийкою гора посуду хоч з 20 тарілок, хоч з 50, але наллє на губку вона завжди однаково щедро.

Особливість даного прийому зниження витрат на витратні матеріали така, що даний спосіб тісно пов'язаний з прийомом, представленим вище, - правильним вибором ресурсів. Річ у тому, що, дуже часто, вибраний вид ресурсу вимагає одночасного використання з ним і відповідного зв'язаного технічного пристрою.

Дуже показовим є, зокрема, приклад з туалетним папером. Якщо вибір зроблений на користь великого, т.з. «професійного» рулону в 200 метрів, а не звичайного маленького рулону, то спільно з цим великим рулоном необхідно застосувати діспенсер - спеціальний пристрій для розміщення і подачі паперу. Таким чином, в цьому випадку спільно працюють два прийоми: з одного боку, вибраний правильний вид ресурсу, з іншого боку, для цього ресурсу використовується спеціальний технічний засіб.

По-перше, економиться час роботи обслуговуючого персоналу, оскільки заміну рулонів необхідно проводити у декілька разів рідше.

По-друге,  скорочується витрата власне паперу. «Працюють» на цю економію відразу декілька чинників:

- Великий рулон не понести додому обслуговуючому персоналу (під пальто або в сумочку його не заховаєш);

- Важко буде і відвідувачам «відмотати» від великого рулону (така особливість роботи діспенсера), у випадку ж з маленьким рулоном це робиться елементарно

- При розтині упаковки (обгортки), завжди, разом з упаковкою, втрачається і якась кількість самого паперу. При використанні великих рулонів упаковка розкривається рідше, а тому і втрати менше;

- Коли від маленького рулону залишається 30 % і менше, то прибиральниця, як правило, міняє його на новий. Цей «огризок» вона або викидає, або визнає «економією» і несе додому.

- Великий же рулон виробляється до «нуля».

 4. Правильний вибір постачальників.

Досить поширена ситуація: у одних постачальників цікавіша  ціна на одні види ресурсів, у інших постачальників - на інші види ресурсів.  В результаті, 70-90 % всієї номенклатури ресурсів, що заготовляється, отримується у 1-2-х постачальників, а частина номенклатури, що залишилася, - у 2-х, 3-х і більше  постачальників.

Простіше кажучи, майже всі свої витратні матеріали компанія купує у одного постачальника. А ось паперові рушники - у другого постачальника, рідке мило - у третього. Чому? А там на 2-3 % дешевше.

До чого приводить така «оптимізація»? Тільки до головного болю, невиправданих втрат часу і сил, зайвих витрат. Адже кількість закупівельних операцій збільшується, а тому зростає навантаження на співробітників, що здійснюють закупівлю. Страждають і бухгалтери: збільшується кількість первинних документів і кількість операцій, які треба відобразити в обліку. А якщо ще транспортування ресурсів, що заготовляються, ми беремо на себе, то взагалі жах.

Чи не примарною виходить економія?

Та і чинник ризиків треба приймати до уваги. Якщо ми працюємо з одним перевіреним (хай і не «найдешевшим»)  постачальником, і у нас вистачає час, щоб  належним чином контролювати його роботу, то наші ризики мінімальні.

Чи так треба розпилюватися на півдюжину постачальників і збільшувати свої ризики?

 5. Використання  «принципу істотності».

Власне, даний прийом слід розглядати, скоріше, не як самостійний інструмент по зниженню витрат на витратні матеріали, а як допоміжний інструмент, покликаний допомогти у використанні розглянутих вище прийомів.

Суть цього прийому гранично проста: зі всієї великої кількості витратних матеріалів слід виділити ті їх види, витрати на які є найбільш істотними. Для практичного використання цього прийому дуже добре підходять так звані «числа Парето». Вам необхідно виконати наступне:

Заповніть табличку з трьома колонками - «Порядковий номер», «Найменування ресурсу (виду витратного матеріалу)», «Витрати на даний ресурс за період (місяць)».

Розташуйте види ресурсів в таблиці у міру убування витрат на них (вверху таблиці - види ресурсів з максимальними витратами, внизу - з мінімальними).

Отриманий результат, незмінно, приведе вас до наступного висновку: на 20 % від всієї номенклатури використовуваних ресурсів (це будуть ті ресурси, які представлені у верхній частині таблиці) доводиться близько 80 % від всіх витрат на витратні матеріали.

(Отримане у Вашому конкретному випадку співвідношення може бути дещо іншим.  Наприклад, на 15 % номенклатури доведеться 85 % всіх витрат. Або на 30 % номенклатури доведеться 70 % всіх витрат. Але в цілому тенденція буде такою ж: на незначну частину від всього переліку використовуваних вами ресурсів доведеться велика частина загальних витрат.)

Що далі робити  з результатами даного аналізу? А все дуже просто. Цим видам ресурсів, що потрапили у вказані 20 %, ви повинні будете приділяти в своїй роботі максимальну увагу:

- В обов'язковому порядку провести нормування споживання даних ресурсів. (Рештою видів ресурсів можна нехтувати. Принаймні, на найближчий час.) І постаратися провести їх нормування особливо ретельно і максимально швидко;

-  Обов'язково здійснювати постійний контроль дотримання цих норм співробітниками;

- Особливо уважно підійти до вибору видів  даних ресурсів і їх постачальників;

- Постаратися використовувати при споживанні цих ресурсів спеціальні «просунуті» технічні засоби.

Підведемо підсумок.

Уважне відношення до витратних матеріалів тільки на перший погляд є «економією на сірниках». Кожна середня компанія може так  дуже багато економити. Принаймні можна скоротити витрати на витратні матеріали на 20-25 % взагалі без проблем.

Можуть бути використані найрізноманітніші прийоми оптимізації витрат на витратні матеріали.

Важлива не тільки економія витрат, як така. Важливий і виховний ефект, загальний сприятливий «антивитратний фон». Якщо співробітники привчаться дбайливо відноситися до «дрібниць», якими є  «господарчі товари», то вони так само дбайливо відноситимуться і до основних матеріалів, і до устаткування, і до енергоресурсів.